Nicht nur für Gründer bedeutet ein Kundenauftrag zunächst Kosten. Der Betrieb muss zur Ausführung des Auftrags Material und manchmal auch Spezialwerkzeuge oder neue Maschinen anschaffen. Dies ist selbst für gesunde etablierte Unternehmen problematisch. Viele Banken bieten an, Aufträge vorzufinanzieren. Dies erlaubt auch Betrieben mit einer geringen Liquidität größere Aufträge zu übernehmen.

Optionen, einen Auftrag vorzufinanzieren

Um die Kosten, die ein Auftrag zunächst verursacht abzufangen, stehen Unternehmen verschiedene Optionen der Finanzierung zur Verfügung:

  • Dispo-Kredit
  • Kontokorrentkredit
  • Ratenkredit
  • Vorkasse
  • Factoring

Diese fünf Arten der Vorfinanzierung unterscheiden sich im Hinblick auf die Kosten und deren Abwicklung.

Der Dispo-Kredit

Der Dispo-Kredit stellt einen Dispositionsrahmen zu einem bestehenden Konto dar. Der Betrieb kann bis zu einer vereinbarten Grenze das Konto spontan überziehen. Diese Art des Kredits gilt als kurzfristiges Finanzierungselement. Ein negativer Kontostand auf Dauer ist nicht vorgesehen. Ein Dispo-Rahmen gewähren viele Banken nur für Gehaltskonten, nicht aber für Firmenkonten.

Der Kontokorrentkredit

Der Kontokorrentkredit ähnelt dem Dispo-Kredit, denn auch bei diesem Kredit wird kein eigenständiges Darlehen gewährt, sondern das Konto darf bis zu einer Grenze einen negativen Saldo aufweisen. In der Regel verlangen die Banken Sicherheiten und gewähren die Überziehung nicht auf unbestimmte Zeit.

Der Ratenkredit

Der Betrieb vereinbart, dass die Bank eine konkrete Summe zur Verfügung stellt, welche sie in festen Raten zurückerhält. Sonderkonditionen wie Tilgungsaussetzung sind möglich. Die Zinsen sind bei dieser Kreditart sehr günstig. Aber das Darlehen ist wenig flexibel und lässt sich nur schwer den zu erwartenden Zahlungseingängen anpassen.

Verschiedene regionale Programme und die KfW bieten seht günstige Konditionen an. Das Programm KfW-Unternehmerkredit beispielsweise finanziert Betriebsmittel, also Mittel zur Gewährleistung des laufenden Betriebs.

Wichtig; Der KfW-Unternehmerkredit bietet auf Wunsch 50 Prozent Haftungsfreistellung. Das bedeutet, die KfW übernimmt 50 Prozent des Kreditausfallrisikos. Besonders, wenn kaum Sicherheiten vorhanden sind, gewähren Banken die Finanzierung eines Vorhabens oft nur, wenn das Ausfallrisiko beschränkt ist.

Vorkasse

Die Vorkasse ist eine Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, ohne Beteiligung einer Bank. Drei Optionen stehen zur Wahl:

  1. Der Betrieb verlangt einen festen Anteil der vereinbarten Rechnungssumme als Anzahlung. Mehr als zehn Prozent sind meist nicht durchzusetzen.
  2. Der Kunde übernimmt die vollen Kosten für den Materialeinkauf.
  3. Der Materialeinkauf erfolgt durch den Kunden oder auf dessen Rechnung.

Die Optionen zwei und drei bedeuten eine aufwendige Abwicklung, dafür muss der Betrieb nur die Personalkosten und die Betriebskosten für den Auftrag in eigener Regie stemmen.

Das Factoring

Bei dieser Art der Vorfinanzierung muss eine Rechnung erstellt werden. Die Bank bezahlt den Rechnungsbetrag abzüglich einer Provision an die Firma und übernimmt das Inkasso beim Kunden. Solche Angebote gehören nicht zu den Dienstleistungen von Banken, sondern es handelt sich um Firmen, die sich auf Vorfinanzierungen spezialisiert haben. Einige arbeiten mit Hausbanken zusammen und die Abwicklung geschieht oft in den Räumlichkeiten der Hausbank.

Diese Art der Vorfinanzierung hat den Vorteil, dass dem Betrieb bereits zu Beginn annähernd der gesamte Rechnungsbetrag zur Verfügung steht. Allerdings ist es oft nicht möglich bereits im Vorfeld eine Rechnung zu erstellen.

Einzelheiten zur Vorfinanzierung

Welche Kosten die Vorfinanzierung verursacht, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Die Banken Berücksichtigen nicht nur die Höhe des Kredits und die Bonität Betriebes. Einige der Kriterien, nach denen die Banken die Kosten für den Kredit kalkulieren, können Betriebe leicht beeinflussen. Andere sind höchstens langfristig veränderbar. Eine Übersicht hilft bei der Veranschaulichung und dem Verständnis:

ParameterHinweis
Bonität, Ertragslage, EigenkapitalquoteKreditinstitute ermitteln diese Größen selten selbst. Sie verlassen sich auf die Angaben von Firmen, die sich auf Kreditauskünfte spezialisiert haben.
Ein gute Zahlungsmoral beeinflusst die Auskunft positiv. Allerdings verändert dies die Werte nur langsam.
Verwendung des KreditsDen Einkauf von Material und Betriebsmitteln finanzieren Banken zu günstigeren Konditionen, als einen Kredit ohne Zweckbestimmung.
Bonität des KundenNatürlich ist es für die Bank wichtig, das Ausfallrisiko zu bewerten. Dieses ist hoch, wenn der Kunde eine schlechte Bonität hat.
Der Betrieb kann das Darlehen oft nicht zurückzahlen, wenn der Auftraggeber die Rechnung nicht ausgleicht. An einer schlechten Bonität des Kunden kann die Kreditvergabe scheitern.
LieferlandLetztendlich bedeutet das Ergebnis des Auftrags eine Sicherheit für die Bank. Sie kann beispielsweise einen Eigentumsvorbehalt eintragen. Aus diesem Grund ist das Land, in welches die Waren geliefert werden, wichtig.
Produkte, die im Inland oder zumindest in der EU verbleiben bedeuten eine hohe Sicherheit. Der Export in Schwellenländer oder Entwicklungsländer beziehungsweise politisch unstabile Regionen birgt ein hohes Verlustrisiko.
BezugslandÄhnliches wie für das Lieferland gilt auch für das Land, aus dem die Rohstoffe oder Halbfertigerzeugnisse kommen. Es besteht das Risiko das bezahlte Waren nicht eintreffen.

Darlehen

Ein zinsgünstiger Kredit (Darlehen) ist nicht immer die beste Wahl, wenn man Aufträge vorfinanzieren muss. Besonders Fördermittelkredite werden für einen festen Zeitrahmen in voller Höhe vergeben. Meist bestehen zwei Optionen:

  1. Es erfolgt keine Tilgung bis zu einem festgelegten Termin, zu dem das Darlehen voller Höhe zurückzuführen ist (endfälliges Darlehen). Während der Laufzeit sind regelmäßig Zinsen zu zahlen.
  2. Über die gesamte Laufzeit entrichtet der Betrieb Zinsen und Tilgung in einer festgelegten Höhe. Das Darlehen wird über die gesamte Laufzeit getilgt und ist zu deren Ende zurückgezahlt.

Ein vorzeitiges Kündigen ist möglich, aber nur gegen Zahlung einer Vorfälligkeitsentschädigung. Wenn der Kunde früher als geplant zahlt, spart dies dem Betrieb keine Finanzierungskosten.

Falls der Auftrag sich in die Länge zieht und daher der Kunde erst später bezahlt, ist eine Verlängerung der Laufzeit nur nach erneuten Verhandlungen mit der Bank möglich. Diese kann auf eine planmäßige Tilgung bestehen oder für die zusätzliche Laufzeit höhere Zinsen sowie neue Sicherheiten verlangen.

  • Vorteil eines Darlehens: Kosten lassen sich exakt planen, niedrige Zinsen
  • Nachteil eines Darlehens: Geringe Flexibilität

Dispo- und Kontokorrentkredit

Das „Überziehen“ der Firmenkontos ist innerhalb des ausgehandelten Rahmens problemlos möglich. Der Zinssatz liegt zwar deutlich über dem für ein Darlehen, dafür fallen aber nur Zinsen für den tatsächlichen Betrag an, den die Bank vorlegt. In den meisten Betrieben gehen täglich Zahlungen von verschiedenen Kunden ein. Daher muss der Kreditrahmen oft nicht voll ausgeschöpft werden.

Es lohnt, die zu erwartenden Zahlungseingänge zu überschlagen, um abzuschätzen, wie hoch der negative Saldo des Kontos im Durchschnitt sein wird. Unter Umständen ist diese Art der Vorfinanzierung eines Auftrags günstiger als ein Darlehen aufzunehmen.

  • Vorteil eines Dispo- oder Kontokorrentkredits: Große Flexibilität
  • Nachteil eines Dispo- oder Kontokorrentkredits: Hohe Zinsen, Gesamtkosten schwer einzuschätzen

Was genau übernimmt die Vorfinanzierung?

Ein Auftrag bedeutet den Einkauf von Material, eventuell das Anschaffen von Betriebsmitteln und das Zahlen von Löhnen, bevor der Rechnungsbetrag eingeht. Nicht alle Kosten, die ein Auftrag verursacht, lassen sich über eine Vorfinanzierung des Auftrags abdecken.

Wichtig: Bei der Kalkulation der Preise muss der Betrieb die Kosten der Vorfinanzierung einbeziehen. Bei einer geringen Gewinnspanne besteht die Gefahr, dass der Auftrag zu einem Verlustgeschäft wird.

Wareneinkauf wird immer übernommen

Die Finanzierung des Wareneinkaufs bieten Banken zu günstigen Konditionen an. Die Waren bieten Sicherheit und ihr Wert fließt zu in voller Höhe in den Auftrag ein. Der Kreditgeber kann also davon ausgehen, dass die Rückführung des Kreditbetrags besichert ist.

Es besteht außerdem die Option, dass die Bank einen Eigentumsvorbehalt auf die finanzierten Waren geltend macht. Sie bleibt Eigentümer, auch wenn die Waren in ein Endprodukt einfließt. Dies schützt vor Verlusten beispielsweise bei einem Konkurs des Betriebs oder des Kunden.

Sonderfall Einkaufsfinanzierer

Eine gängige Alternative ist eine Wareneinkaufsfinanzierung durch einen Einkaufsfinanzierer. Dieser ordert die Waren bei einem Lieferanten, den der Betrieb nennt, auf eigene Rechnung und bezahlt diese innerhalb der Skontofrist. Der Betrieb kauft die Waren beim Einkaufsfinanzierer zu einem etwas höheren Preis mit einem längeren Zahlungsziel. Die Kosten orientieren sich an:

  • Der Höhe des Skontos
  • Der Art der Ware
  • Dem Einkaufsvolumen
  • Der Bonität des Betriebs
  • Der Bestellhäufigkeit

Wichtig: Die dingliche Sicherheit, also das Abtreten des Warenlagers an die Bank oder den Einkaufsfinanzierer, ist üblich. Dies kann bei Einkäufen gegen Vorkasse problematisch sein.

Betriebsmittel gehören nicht zur Vorfinanzierung eines Auftrags

Während der Wareneinkauf in einen konkreten Auftrag einfließt, lassen sich Betriebsmittel nicht einem einzelnen Geschäftsvorfall zuordnen. Wenn der Betrieb beispielsweise eine Maschine für die Auftragsabwicklung benötigt, kann er die Anschaffungskosten nicht im vollen Umfang in die Kalkulation des Preises einbeziehen. Die Kosten der Betriebsmittel werden aus diesem Grund in der Regel nicht durch den Zahlungseingang eines einzigen Auftrags gedeckt.

Banken berücksichtigen daher bei der Betriebsmittelfinanzierung in einem deutlich stärkeren Maß die gesamte Auftragslage und die Stärke des Betriebs. Dies gilt auch, wenn das Betriebsmittel für einen konkreten Auftrag beschafft werden muss. Eine Betriebsmittelfinanzierung gehört nicht zur Vorfinanzierung eines Auftrags.

Löhne und Gehälter gelten nicht als Vorfinanzierung eines Auftrags

Obwohl ein Auftrag bedeuten kann, dass Personal eingestellt werden muss, werden Banken diese Kosten kaum als Kosten ansehen, die konkret einem Auftrag zuzuordnen sind. Das Finanzieren von Personalkosten ist eher unüblich.

Banken achten darauf, ob ein Betrieb in der Lage ist, einen Auftrag auszuführen, bevor sie bereit sind diesen Vorzufinanzieren. Die Frage, ob der Personalbestand ausreicht oder ob dieser aufzustocken ist, steht daher im Raum. Auch muss der Betrieb darlegen, dass er das erforderliche Personal bezahlen kann.

Hinweis: Ein nicht zweckgebundener Kredit lässt sich natürlich verwenden, um die Personalkosten zu decken.

Sonstige Betriebsausgaben

Ähnlich wie bei den Kosten für Betriebsmittel und das Personal, sind die sonstigen Kosten wie Raummieten, Energiekosten und Ähnliches zu betrachten. Keine Bank finanziert einen Auftrag vor, wenn zu befürchten ist, dass der Betrieb keinen Strom mehr bekommt oder die Betriebsstätte verlieren könnte.

Rechnung vorfinanzieren

Diese Sonderform berücksichtigt nicht die Kostenseite, sondern den durch einen Auftrag zu erwartenden Zahlungseingang. Natürlich steht auch hier das Unternehmen als Ganzes auf dem Prüfstand.

Der Kreditgeber muss sicher sein, dass der Betrieb den Auftrag exakt erfüllen kann. Außerdem prüft er, die Bonität der Kunden, um abzuschätzen, ob dieser die Rechnung bezahlt. Eine zusätzliche dingliche Sicherheit, beispielsweise des Warenbestands, ist vorteilhaft.

Verhandlungen mit der Bank

Besonders Gründer neigen dazu einen größeren Auftrag ausschließlich positiv und als große Chance zu bewerten. Banken betrachten diesen in erster Linie als Verpflichtung. Für manchen Betrieb war ein großer Auftrag der Grund für den Untergang. Betriebe, die nicht die Mittel haben einen Auftrag ohne fremdes Kapital auszuführen, müssen belegen, dass sie den anstehenden Verpflichtungen nachkommen können.

Darauf achten Kreditgeber

Auch wenn der Betrieb lediglich den Wareneinkauf finanzieren möchte, wird die Bank den Auftrag als Ganzes bewerten. Ein Geschäftsplan zeigt dem Institut, dass der Betrieb den Auftrag vom Einkauf der Waren bis zur Fertigstellung durchgeplant hat. Es muss also ein Beschaffungs-, Produktions- und Personalplan vorliegen.

Selbstverständlich muss der Betrieb darlegen, dass er den anstehenden Auftrag und das Tagesgeschäft parallel bewältigen kann. Dies ist besonders wichtig, wenn in Verträgen Strafzahlungen für eine verspätete Ablieferung festgelegt sind. Solche Forderungen belasten die gesamte Finanzierung.

Betriebsmittel mitfinanzieren

Angenommen ein Betrieb benötigt eine teure Maschine, um den Auftrag auszuführen. Um diese zu finanzieren, muss der Betrieb darlegen, dass deren Anschaffung auch langfristig sinnvoll ist. Eine Alternative wäre, diese für den Auftrag zu mieten. Die Höhe der Mieten muss unbedingt in die Kalkulation des Angebots einfließen.

Überprüfung der Kalkulation

Im harten Kampf um einen Auftrag sind Preisnachlässe oft unvermeidbar. Dabei verlieren Betriebe manchmal den Überblick, ob sich ein Auftrag lohnt. Vor Abschluss eines Vertrages sind folgende Punkte nochmals zu überprüfen:

  • Sind die Kosten für die Vorfinanzierung berücksichtigt?
  • Kann der Betrieb Kosten für zusätzliche Betriebsmittel aufbringen? Sind eventuelle Maschinenmieten berücksichtigt?
  • Reicht der Personalbestand mit Sicherheit aus? Kosten für eventuelle weitere Mitarbeiter einplanen.
  • Wurde ein ausreichendes finanzielles Polster für unvorhergesehene Vorkommnisse berücksichtigt?
  • Bringt der Auftrag tatsächlich einen Gewinn für den Betrieb?

Diese Fragen stellt auch die Bank, wenn es um die Vorfinanzierung des Auftrags geht. Daher ist es wichtig, dass die Punkte vor Abschluss des Vertrags mit dem Auftraggeber geklärt sind. Der Auftrag scheitert vermutlich, wenn die Vorfinanzierung nicht gelingt.

Notwendige Unterlagen

Neben dem erwähnten Geschäftsplan und der Kalkulation, verlangen Banken weitere Belege.
In der Regel benötigen Kreditinstitute Bilanzen oder einen GÜV, bevor sie den Kredit gewähren. Ferner ist eine Selbstauskunft zu erstellen, aus der die Einnahmen und weitere finanziellen Verpflichtungen hervorgehen.

Pflichten des Unternehmens

Kredite im Rahmen einer Vorfinanzierung sind zweckgebunden. Zum Teil überwachen die Banken dies und geben die Mittel beispielsweise nur für das Bezahlen bestimmter Waren frei.

Bei Kontokorrentkrediten steht dem Betrieb allerdings das Geld technisch gesehen zur freien Verfügung. Gleiches gilt, wenn die Bank das Geld auf das Firmenkonto überweist. Trotzdem darf der Betrieb die Gelder nur für den vereinbarten Zweck verwenden.

Sofern alles ohne Probleme abläuft, kümmert sich niemand darum, wofür das Geld im Einzelnen ausgegeben wurde. Anders ist die Situation, wenn der Betrieb den Auftrag nicht erfüllen kann oder der Kunde nicht zahlt. Sobald der Betrieb den Kredit nicht planmäßig bedient, können Gelder, die nicht für den vereinbarten Zweck verwendet wurden, ein Betrugsverfahren nach sich ziehen.

Vorfinanzierende Institute

Betriebe sollten grundsätzlich mit der Hausbank über Vorfinanzierungen sprechen. Diese kennt den Betrieb und die Abläufe sind daher oft deutlich einfacher. Hinzukommt, dass die Bank durch die Anfrage über die Auftragslage informiert wird. Dies ist von Vorteil, wenn diese bereits ein Gründerdarlehen gewährt hat, das noch nicht zurückgeführt wurde.

Hinweis: Die Hausbank ist auch der Ansprechpartner, wenn der Betrieb Fördermittel in Anspruch nehmen möchte.

Wenn es lediglich um den Wareneinkauf geht, bietet es sich an, im Internet nach einem Einkaufsfinanzierer zu suchen. Eine andere Option ist, auf Rechnung des Kunden das Material einzukaufen, beziehungsweise mit diesem eine Anzahlung in Höhe des Materialpreises zu vereinbaren.


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