Es ist wichtig, von Anfang an bei der Angebotserstellung exakt vorzugehen. Dann gibt es beim Erstellen von Rechnungen wenig Probleme. Die Daten lassen sich einfach übernehmen. Natürlich sind auch einige Vorschriften zu beachten und über Zahlungsziele zu entscheiden.

Podcast: Rechnungen stellen für Handwerker

Rechtsanwalt Matthias Niebuhr spricht im Handwerker Radio über alles Wissenswerte zum Thema Rechnungen. Hören Sie alle vier Teile des Gesprächs jetzt direkt hier:

Rechnung zu spät (Teil 1)

Bürohilfe holen (Teil 2)

Die Rechnung richtig schreiben (Teil 3)

Das richtige Zahlungsziel (Teil 4)

Rechtliche Vorschriften beachten

Auch wenn Privatpersonen die Rechnung steuerlich oft nicht absetzen können, sollte die Rechnung dem Paragrafen § 14 Abs. 4 UStG entsprechen. Dies bedeutet, dass folgende Angaben darauf vermerkt sein müssen:

  • Vollständiger Name und Anschrift der eigenen Firma und des Kunden (Leistungsempfänger)
  • Eigene Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer, weitere Angaben über Tag, Monat und Jahr dürfen darin enthalten sein
  • Genaue Bezeichnung der Waren und erbrachten Leistungen
  • Zeitpunkt der Leistung, üblicherweise der Fertigstellung
  • Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt (unterschiedliche Mehrsteuersätze beachten)
  • Steuersatz und der anfallende Steuerbetrag beziehungsweise Hinweis auf eine Steuerbefreiung (Kleinunternehmerregelung)
  • Boni oder Skonti. Es reicht eine Angabe in Prozent beispielsweise zwei Prozent Skonto bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen (ist bei Handwerkerrechnungen aber keine Pflicht)

Der Gesetzgeber erlaubt eine vereinfachte Rechnungsstellung bei einem Rechnungsbetrag bis zu 250 Euro. Eine Angabe der Steuernummer entfällt. Auf der Rechnung genügt der Bruttopbetrag mit dem Hinwies auf den Prozentsatz der darin enthaltenen Mehrwertsteuer.

Wichtig: Kleinunternehmen, die von der Umsatzsteuer befreit sind, dürfen keine Mehrwertsteuer ausweisen und müssen den Grund für die fehlende Angaben nennen. Ein Satz wie „Gemäß Paragraf § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer“ genügt. Das Wort Kleinunternehmer muss nicht auf der Rechnung stehen. Fehlt der Hinweis auf Paragraf §19, kann das Finanzamt den Rechnungsbetrag als Bruttoeinnahme ansehen und die Mehrwertsteuer herausrechnen. Dieser Betrag ist dann an das Finanzamt abzuführen.

Welche Zahlungsziele sind üblich?

Handwerker, die einen größeren Mengen an Material für einen Auftrag ordern müssen, dürfen mit dem Auftraggeber eine Abschlagszahlung vereinbaren. Im Baubereich ist es weiterhin üblich, Teilzahlungen entsprechend dem Baufortschritt zu vereinbaren.

Auf der Rechnung muss kein Zahlungsziel vermerkt sein. In diesem Fall ist die Rechnung sofort fällig. Besonders bei kleineren Aufträgen ist es sinnvoll dem Kunden die Rechnung sofort nach Abschluss der Arbeit zu präsentieren und den Betrag einzuziehen.

Üblicherweise sind nach 30 Tage nach Rechnungsstellung Verzugszinsen zu zahlen. Bei Endverbrauchern ist ein Hinweis auf der Rechnung notwendig, um Zinsen zu erheben.
Um die Kunden zu einer schnellen Zahlung zu animieren, sollten auf der Rechnung ähnlich lautende Satz stehen:

„Fällig innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt der Rechnung, bei Zahlung innerhalb dieser Frist Abzug von zwei Prozent Skonto. Nach 30 Tagen fallen Verzugszinsen in üblicher Höhe an.“

Hilfe bei der Rechnungserstellung

Zahlreiche Kalkulations- und Buchhaltungsprogramme erstellen automatisch korrekte Rechnungen Die Anbieter der Software bieten gute Schulungen zum Umgang mit den Programmen an.

Für den Anfang reicht es meist, sich Muster von Rechnungen aus dem Netz zu laden oder bei der Handwerkskammer nach entsprechenden Vorlagen zu fragen.


Titelbild Copyright: Michael Schwarzenberger – Pixabay