Irgendwann kommt der Zeitpunkt für den Existenzgründer, an dem er die anfallenden Aufträge nicht mehr alleine bewältigen kann. Wann das Einstellen von Mitarbeitern notwendig wird, hängt vom Gewerk beziehungsweise der Branche und der Art des Angebots ab. Fakt ist, Themen wie Arbeitsvertrag und andere juristische Belange werden mit Sicherheit relevant. Gut ist, wenn der Handwerkbetrieb hier einen guten Überblick hat.

Arbeitsvertrag und Rechtliches

Werden Mitarbeiter eingestellt, ist ein Arbeitsvertrag unabdingbar. Im Rahmen des Arbeitsvertrages verpflichtet sich der Arbeitnehmer, Arbeit zu leisten und der Arbeitgeber verpflichtet sich zur Vergütung dieser Arbeit.

Die Vertragsfreiheit ist bei Arbeitsverträgen stark eingeschränkt. Nicht jede Vereinbarung ist gültig. Besonders im Hinblick auf die Entlohnung, Arbeitszeit und Urlaub sind Grenzen einzuhalten.

Abschluss des Arbeitsvertrages

Entgegen einer weit verbreiteten Annahme bedarf es keines schriftlichen Vertrages, um eine Vereinbarung zur Mitarbeit zu treffen. Eine mündliche Vereinbarung oder schlüssiges, konkludentes Verhalten reichen aus, um ein Arbeitsverhältnis rechtswirksam zu beginnen.

Hinweis: Ein schlüssiges, konkludentes Verhalten liegt vor, wenn eine Person mit der Arbeit beginnt und der Unternehmensinhaber dies nicht verbietet. In dem Fall geht der Gesetzgeber davon aus, dass durch eine nicht verbale Willenserklärung ein Arbeitsvertrag abgeschlossen wurde. Der Arbeitgeber muss die üblichen gesetzlichen Regelungen (Mindestlohn, Urlaub und Anderes) einhalten.

Soll ein Arbeitsverhältnis befristet sein, bedarf es, laut Paragraf § 14 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG), der Schriftform. Auch der Nachweis detaillierter Vereinbarungen gelingt nur, wenn ein schriftlicher Vertrag vorliegt. (Paragraf §2 Nachweisgesetz – NachwG)

Vertragsinhalte

Sofern kein schriftlicher Vertrag vorliegt, hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch darauf, dass der Arbeitnehmer zu bestimmten Zeiten an ihm zugewiesenen Orten arbeitet. Dies ist in der Praxis kaum sinnvoll.

Folgende Inhalte sind schriftlich im Arbeitsvertrag festzuhalten, damit ein Anspruch auf Erfüllung entsteht:

  • Name und die Anschrift der Vertragsparteien
  • Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
  • Vorhersehbare Dauer (bei befristeten Verträgen)
  • Arbeitsort beziehungsweise Hinweis, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden kann
  • Kurze Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit
  • Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts (Zuschläge, Zulagen, Prämien, Sonderzahlungen u.a.) und dessen Fälligkeit
  • Vereinbarte Arbeitszeit
  • Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
  • Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses
  • Hinweise auf die Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis zutreffen

Das Arbeitsverhältnis kann mit einer Probezeit von sechs Monaten beginnen.

Zu berücksichtigende Inhalte im Arbeitsvertrag

Egal ob ein schriftlicher Vertrag besteht oder ob das Arbeitsverhältnis auf andere Art zustande kommt, folgende Regelungen gelten grundsätzlich:

  • Der in Deutschland geltende gesetzliche Mindestlohn von 8,84 Euro brutto pro Stunde ist einzuhalten (in vielen Branchen sind tarifvertraglich höhere Löhne garantiert (Stand 2019))
  • Es besteht laut Bundesurlaubsgesetz ein Anspruch von mindestens 24 bezahlten Werktagen (Kalendertage, die nicht als Sonn- oder gesetzliche Feiertage gelten)
  • Die Arbeitszeit beträgt höchstens acht Stunden am Tag, das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) nennt allerdings viele Ausnahmen.

Andere Regelungen können sich durch Gesetzesänderungen oder Tarifverträge ergeben.

Kündigung eines Mitarbeiters

Das Gesetz schreibt laut Paragraf § 623 BGB vor, dass die Kündigung schriftlich zu erfolgen hat. Ein „Sie sind gefeuert!“ oder „Ich kündige!“ reicht nicht aus. Auch eine E-Mail oder eine Nachricht im Chat ist keine wirksame Kündigung.

Generell sind bei unbefristeten Arbeitsverhältnissen Mindestkündigungsfristen zu beachten. Der Arbeitnehmer kann mit einer Frist von vier Wochen zum Fünfzehnten beziehungsweise zum Ende eines Kalendermonats kündigen. Arbeitgeber müssen sich an Fristen halten, die von der Länge des Arbeitsverhältnisses abhängen. Folgende Fristen müssen bei einer Kündigung beachtet werden:

Dauer des ArbeitsverhältnissesKündigungsfrist
Mindestens 2 Jahre1 Monat zum Ende des Monats
Mindestens 5 Jahre2 Monate zum Ende des Monats
Mindestens 8 Jahre3 Monate zum Ende des Monats
Mindestens 10 Jahre4 Monate zum Ende des Monats
Mindestens 12 Jahre5 Monate zum Ende des Monats
Mindestens 15 Jahre6 Monate zum Ende des Monats
Mindestens 20 Jahre7 Monate zum Ende des Monats

Während einer vereinbarten Probezeit von längstens sechs Monaten, können beide Parteien das Arbeitsverhältnis mit einer Frist von zwei Wochen kündigen. Auch in der Probezeit ist eine fristlose Kündigung nur aus einem schwerwiegenden Grund möglich.

Wichtig: Arbeitgeber müssen zwar keinen Grund im Kündigungsschreiben nennen, aber es muss ein solcher vorliegen. Wenn sich der Arbeitnehmer mit einer Klage wehrt, prüft das Arbeitsgericht, ob es einen berechtigten Kündigungsgrund gibt, beispielsweise Arbeitsmangel.

Bei Kleinbetrieben sind Ausnahmen möglich. Diese haben die Option, andere Kündigungsfristen zu vereinbaren und dürfen oft auch ohne Grund eine Kündigung aussprechen. Gleiches gilt auch für Aushilfen und befristet Beschäftigte.

Finanzieller Aufwand für Mitarbeiter im Betrieb

Wer Arbeitnehmer einstellt, geht eine große finanzielle Verpflichtung ein, welche die Lohnkosten weit übersteigt. Es fallen Lohnnebenkosten an, Beiträge zur Berufsgenossenschaft und oft auch Aufwendungen für Arbeitskleidung.

Sozialversicherung

Jeder Arbeitnehmer ist verpflichtet, sich in der Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung abzusichern. Die Beiträge führt der Betrieb an die entsprechenden Sozialkassen ab. Einen Teilbetrag zieht er im Gegenzug vom Lohn ab. Eine Lohnabrechnung funktioniert nach folgendem Schema:

Beispiel: Brutto-Lohn 2.000 Euro, Steuerklasse I, keine Kinder, Arbeitsstätte liegt in Berlin (West). Die Tabelle bezieht sich auf die Berechnung des Netto-Lohns und die damit einhergehende Belastung des Arbeitgebers.

Netto-LohnBelastung Arbeitgeber
Brutto-Lohn2.000 €2.000 €
Lohnsteuer (Steuerklasse I)180,41 €
Solidaritätszuschlag9,92 €
Kirchensteuer16,23 €
Summe Steuerabzug-206,56 €
Krankenversicherung ½ von 13 – 15%155,00 €
Pflegeversicherung ½ von 3,05% + 0,5% bei kinderlosen35,50 €
Rentenversicherung ½ von 18,6%186,00 €
Arbeitslosenversicherung ½ von 2,5 bis 3%25,00 €
Sozialversicherung Arbeitnehmer-401,50 €
Krankenversicherung Arbeitgeber ½ von 12 – 14%155,00 €
Pflegeversicherung Arbeitgeber ½ von 3,05%30,50 €
Rentenversicherung Arbeitgeber ½ vom 18,6%186,00 €
Arbeitslosenversicherung Arbeitgeber ½ vom 2,5 bis 3%25,00 €
Sozialversicherung Arbeitgeber396,50 €
Netto-Lohn1.391,942.396,50 €

Anmerkung: Zusatzbeiträge zur Krankenversicherung und Zuschläge für kinderlose Arbeitnehmer, die älter als 23 Jahre sind, trägt der Arbeitnehmer alleine. Die angegebenen Zahlen sind unverbindlich und können sich jederzeit ändern

Unfallversicherung

Sobald der Betrieb nicht nur Familienangehörige beschäftigt, ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitnehmer über die zuständige Berufsgenossenschaft zu versichern. Diese verteilen die geleisteten Aufwendungen nach einem festgelegten Schlüssel auf die Betriebe. Basis ist die Brutto-Lohnsumme.

Die Höhe der geleisteten Zahlungen fließen über den Beitragsfuß und die Gefahr über die Gefahrenklasse in die Berechnungsformel ein. Diese lautet:

Bruttoarbeitsentgelt der Beschäftigten x Gefahrklasse x Beitragsfuß/1000

Die Höhe der Gefahrenklasse und des Beitragsfußes sind den aktuellen Unterlagen der zuständigen Berufsgenossenschaft zu entnehmen.

Sonstige Soziallasten

Betriebe, die der Bauwirtschaft angehören, müssen auch Beiträge an die Sozialkasse der Bauwirtschaft entrichten. Diese stellt unter anderem Urlaubsgelder und Schlechtwettergeld zur Verfügung. Es sind zwischen 19 und 22 Prozent der Bruttolohnsumme zu entrichten.

Wenn das Unternehmen als landwirtschaftlicher Betrieb eingestuft wird, besteht auch die Pflicht zum Eintritt in die AuGaLa, um die Ausbildung zu unterstützen und zur Winterbeschäftigungs-Umlage, die während des Winters in beschäftigungslosen Zeiten Lohnersatz zahlt. Hier sind jeweils 0,8 Prozent der Bruttolohnsummer abzuführen.

Arbeitskleidung

Sofern das Gesetz, meist das Arbeitsschutzgesetz, eine spezifische Schutzausrüstung vorschreibt, muss der Arbeitgeber diese im vollen Umfang übernehmen. Dies beinhaltet auch die Pflege und Instandhaltung der Kleidung.

Bei normaler Arbeitskleidung gibt es in der Regel keine einheitlichen Vorschriften, wer die Kosten zu übernehmen hat. Üblich ist, dass der Betrieb diese trägt, wenn es sich um nicht alltagstaugliche Kleidung handelt und die Bekleidung für den Betrieb wichtig ist, beispielsweise um ein einheitliches Erscheinungsbild zu erreichen.

Zuschüsse für Arbeitgeber

Verschiedene Programme helfen, die Lohnkosten abzufedern. Dies betrifft unter Anderem das Einstellen von Behinderten oder das Eingliedern von Arbeitskräften, die sich schwer vermitteln lassen. Die Arbeitsagenturen und die Kammern sind die besten Ansprechpartner um sich über aktuelle Programme zu informieren.

Meldepflichten des Arbeitgebers

Betriebe, die Arbeitnehmer beschäftigen, müssen dies verschiedenen Institutionen und Behörden mitteilen. Wer dies versäumt, muss mit hohen Bußgeldern rechnen.

Betriebsnummer der Agentur für Arbeit

Sobald der Betrieb den ersten Mitarbeiter einstellt, benötigt er eine Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit. Die fortlaufende, acht Ziffern beinhaltende, Betriebsnummer dient dazu, das Unternehmen bei der Sozialversicherung zu identifizieren. Die Nummer kann per Telefon, Post oder online beantragt werden.

Beim Finanzamt registrieren

Sofern es nicht um einen geringfügig beschäftigten Mitarbeiter geht und der Betrieb die Lohnabrechnung selbst durchführt, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer beim Finanzamt registrieren lassen. Diese Daten sind erforderlich, um die regelmäßigen Lohnabrechnungen an die Behörde zu übertragen. Auch das Abführen von Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer erfordert diese Registrierung.

Wenn der Steuerberater die Steuern ermittelt und die Daten überträgt, reicht dessen Registrierung. Bei Minijobbern entfällt die Meldung beim Finanzamt.

Hinweis: Nach der Registrierung sendet das Finanzamt auf dem Postweg einen Aktivierungscode. Der gesamte Vorgang dauert meist eine Woche.

Nach dem Registrieren sind sofort nach der Einstellung des Mitarbeiters folgende Daten an das Finanzamt zu übermitteln:

  • Geburtsdatum des Arbeitnehmers
  • Steueridentifikationsnummer
  • Steuerklasse (bei einem Hauptarbeitsverhältnis 1 bis 5; bei einem Nebenarbeitsverhältnis Steuerklasse 6)

Sozialversicherung und Unfallversicherung

Berufsgenossenschaft (gesetzliche Unfallversicherung)

Die Versicherungspflicht in der Berufsgenossenschaft beginnt sobald der erste Mitarbeiter eingestellt ist, der nicht als mithelfender Angehöriger zählt. Die Genossenschaft benötigt die Lohnsumme und Angaben über die Art der Tätigkeit, die der Arbeitnehmer ausübt. Nach diesen Angaben ermittelt sie die Gefahrenklasse.

Meldung zur Sozialversicherung

Die jeweilige Krankenkasse des Mitarbeiters verteilt die Beiträge an alle Sozialversicherungsträger für die Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung.

Für die Anmeldung ist eine Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse und eine Kopie des Sozialversicherungsausweises erforderlich. Dies gilt nicht für geringfügig Beschäftigte.

Minijobber anmelden

Als geringfügig Beschäftigte zählen Arbeitnehmer, die regelmäßig nicht mehr als ein gesetzlich festgelegtes Maximalgehalt beziehen oder solche, die nur kurzfristig arbeiten. Diese Arbeitnehmer werden auch als Minijobber bezeichnet:

  • Dies sind Personen die regelmäßig nicht mehr als 450 Euro im Monat verdienen. Die wöchentliche Arbeitszeit ist unerheblich, aber der Mindestlohn ist zu beachten. Daher ergibt sich eine Monatsarbeitszeit von höchstens50 Stunden (Stand 2019)

Oder

  • Kurzfristige Minijobber, die auch als kurzfristig Beschäftigte bezeichnet werden, dürfen im Laufe eines Kalenderjahres nicht mehr als drei Monate oder insgesamt 70 Arbeitstage arbeiten. Die Höhe des Verdienstes ist unerheblich, so lange die Arbeitszeiten eingehalten werden.

Minijobber sind bei der Minijob-Zentrale anzumelden. Diese gehört zur Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See. Auch der Minijobber ist bei der gesetzlichen Unfallversicherung, also der zuständigen Berufsgenossenschaft, anzumelden. Sein Entgelt fließt in die Brutto-Lohnsumme, die Basis für die Beitragshöhe ist, ein.

Sofortmeldung

In bestimmten Branchen ist Schwarzarbeit weit verbreitet. Um dieser entgegenzuwirken, ist eine Sofortmeldung zur Sozialversicherung vorgeschrieben. Diese hat nach Datenerfassungs- und -Übermittlungsverordnung (DEÜV) auf elektronischem Weg an die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) zu erfolgen. Die Krankenkassen, Rentenversicherungen oder der Steuerberater informieren über die genaue Vorgehensweise

Sofortmeldungen sind in folgenden Branchen erforderlich, unabhängig von der Art der Tätigkeit. Eine Sekretärin in einer Baufirma ist genauso zu melden wie ein Bauhelfer auf der Baustelle:

  • Baugewerbe
  • Schaustellergewerbe
  • Gebäudereinigungsgewerbe
  • Messeauf- und abbau
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe
  • Fleischwirtschaft
  • Unternehmen der Forstwirtschaft

Dokumentenprüfung

Als Arbeitergeber ist der Betrieb verpflichtet, verschiedene Dokumente vom Arbeitnehmer vor Aufnahme der Tätigkeit aushändigen zu lassen. Folgende Nachweise sind immer erforderlich:

  • Steueridentifikationsnummer des Arbeitnehmers
  • Sozialversicherungsausweis
  • Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse

Folgende Belege sind meist wichtig:

  • Wenn ein Kinderfreibetrag geltend gemacht wird, ist ein Nachweis der Elternschaft notwendig
  • Um bei einer Arbeitsaufnahme während des laufenden Jahres Urlaubsansprüche zu erfassen, benötigt der Betrieb eine Urlaubsbescheinigung des früheren Arbeitgebers
  • Wenn vermögenswirksame Leistungen gewünscht sind, sind Unterlagen darüber vorzulegen

Im Einzelfall sind weitere Unterlagen erforderlich, beispielsweise eine Arbeitserlaubnis bei Arbeitnehmern aus Nicht-EU-Ländern oder ein Schwerbehindertennachweis bei Schwerbehinderten. Für Minderjährige ist eine Gesundheitsbescheinigung vorgeschrieben.

Abhängig von der Tätigkeit sind weitere Bescheinigungen erforderlich:

  • Mitarbeiter, die mit Lebensmitteln in der Produktion oder beim Verkauf hantieren und in der Gastronomie, arbeiten, benötigen ein Nachweisheft für Beschäftigte im Umgang mit Lebensmitteln. Dieses bescheinigt eine amtsärztliche Untersuchung und eine Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz. Eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Amtsarztes kann ebenfalls nötig sein.
  • Wenn der Mitarbeiter mit bestimmten Maschinen hantiert, braucht er Ausbildungsbescheinigen. Beispielsweise einen Gabelstaplerschein, einen Kettensägeschein oder Führerscheine für Autos beziehungsweise Landmaschinen oder Bagger.
  • Soll der Mitarbeiter als verantwortlicher Betriebsmeister arbeiten oder Lehrlinge ausbilden, braucht er einen Meisterbrief mit der Bescheinigung, dass er Ausbilder ist.

Alternativen zur Festeinstellung von Mitarbeitern

Betriebe wachsen oft langsam und zu Beginn fällt in der Regel nicht so viel Arbeit an, dass sich eine Vollzeitkraft lohnt. Minijobber, Praktikanten und Ausbildende können unter Umständen die optimale Lösung sein.

Minijobber

Ein oder zwei Minijobber zu beschäftigen, ist eine gute Alternative. Diese sollte der Betrieb per Vertrag verpflichten, immer dann zu arbeiten, wenn genügend Arbeit ansteht.

Nachteil dieser Alternative: Gute Fachkräfte sind selten bereit auf dieser Basis zu arbeiten. Daher bietet sich diese Lösung eher an, wenn es lediglich um eine helfende Hand geht.

Praktikanten

Ein Praktikant ist wenig geeignet, um als kostengünstige Arbeitskraft zu dienen. Sogenannten Pflichtpraktika begleiten ein Studium oder eine schulische Ausbildung. Universität oder Schule gelten als Hauptarbeitgeber. Einen Anspruch auf Bezahlung gibt es nicht. Aber die Lehranstalten legen große Wert auf eine qualifizierte Ausbildung. Pflichtpraktikanten sind keine kostenlosen Hilfsarbeiter.

Beschäftigt der Betrieb freiwillige Praktikanten, steht im Vordergrund, dass ein künftiger Arbeitnehmer den Betrieb und die Arbeitsabläufe kennenlernen kann. Der Betrieb zählt als Arbeitgeber und unterliegt dem Berufsbildungsgesetz (BbiG). Dem Praktikanten steht eine Vergütung in Höhe des Mindestlohns und Urlaub zu.

Lediglich für ein freiwilliges Praktikum mit einer Dauer von drei Monaten, das der Berufsorientierung dient oder studienbegleitend stattfindet, sind Ausnahmen vorgesehen. Der Betrieb muss keine Entlohnung zu zahlen.

Auszubildende

Sofern ein Mitarbeiter oder der Inhaber des Betriebes eine Ausbildungsbefähigung und eine Ausbildungsberechtigung besitzt, darf der Betrieb ausbilden. In dem Fall muss das Ausbildungsverhältnis der zuständigen Kammer gemeldet und ein entsprechender Vertrag abgeschlossen werden. Dem Auszubildenden steht eine Ausbildungsvergütung zu, die in den Tarifverträgen geregelt ist.

Hinweis: Eine Ausbildungsbefähigung bekommen alle, die eine AdA-Prüfung bei der zuständigen Kammer bestanden haben. Die Ausbildungsberechtigung setzt eine abgeschlossene Berufsausbildung beziehungsweise ein abgeschlossenes Studium voraus und eine Eintragung als Ausbildungsbetrieb bei der zuständigen Handwerkskammer.

Auszubildende sind meist ab dem zweiten. Lehrjahr eine große Hilfe. Sie können aber nicht wie einen Vollzeitkraft im Betrieb arbeiten, da sie neben der betrieblichen Ausbildung auch eine schulische Ausbildung absolvieren müssen. Der Betrieb steht außerdem unter strenger Kontrolle der zuständigen Kammer, um sicherzustellen, dass der Auszubildende umfassende Kenntnisse erwirbt.

Vorteil für den Betrieb: Er bildet einen jungen Menschen aus, der nicht nur das Handwerk lernt. Ihm sind auch die Abläufe im Betrieb geläufig und er wird sich als helfende Hand entwickeln.


Titelbild Copyright: PIRO4D – Pixabay