Ein Handwerker kann nicht effizient arbeiten, wenn ihm keine ausreichende Grundausstattung zur Verfügung steht. Auf der anderen Seite muss ein Existenzgründer darauf achten keinen zu großen Betrag in die Grundausstattung zu investieren, da das Geld knapp ist.

Werkzeug / Maschinen

Hochwertige Werkzeuge und Maschinen sind die Voraussetzung für eine professionelle Arbeit. Diese sollten aber entsprechende Einnahmen generieren.

Grundsätzliche Überlegungen zur Werkzeugausstattung

Jeder Handwerker, der schon lange in seinem Beruf arbeitet, hat meist eine Idee, welche Werkzeuge und Maschinen in einer Werkstatt stehen sollten. Manche der Gerätschaften auf der Wunschliste sind teuer und aus wirtschaftlicher Sicht überflüssig.

Um Fehlkäufe zu vermeiden, muss sich jeder Existenzgründer genau überlegen, welche Arbeiten er anbieten will. Sofern dafür teure Maschinen notwendig sind, sollte er überlegen, ob dieses Angebot wirtschaftlichen Erfolg verspricht. Unter Umständen sind Alternativen erwägenswert, um die Arbeiten anzubieten ohne in die Maschinen zu investieren. Das Auslagern bestimmter Tätigkeiten in andere Betriebe ist beispielsweise in den ersten Jahren oft sinnvoll.

Kauf von Werkzeugen

Werkzeuge sind in den meisten Betrieben einem hohen Verschleiß ausgesetzt. Außerdem sind damit präzise Arbeiten zu erledigen. Es lohnt in eine hochwertige Ausrüstung zu investieren.

Wie wichtig die Qualität der Werkzeuge ist, hängt von der Art des Handwerks ab und wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass Teile der Ausrüstung nicht mehr zu finden sind. Ein Tischler benötigt beispielsweise sehr hochwertige Werkzeuge, weil er damit präzise arbeiten muss. Außerdem arbeitet er meist in der Werkstatt und wird kaum etwas verlieren. Das Werkzeug eines Maurers und Fliesenlegers muss in erster Linie robust sein. Zu bedenken ist auch, dass auf den Baustellen oft Teile verloren gehen.

Wer hochwertiges Werkzeug benötigt, meidet sinnvollerweise günstige Baumarktware. Vielleicht bietet ein Handwerksbetrieb eine passende Ausstattung an, weil der Inhaber diesen aufgibt.

Verschiedene Optionen, Maschinen zu nutzen

Selbstverständlich besteht auch beim Maschinenpark die Option eine hochwertige gebrauchte Ausrüstung günstig zu erstehen. Aber selbst bei dieser Möglichkeit ist mit erheblichen Kosten zu rechnen. Es stellt sich daher in der Regel die Frage der Finanzierung.

Um ein knappes Budget einzuhalten, ist es oft sinnvoll, die Maschinen zu leasen statt zu kaufen. Dies bedeutet zwar eine regelmäßige monatliche Belastung, dafür ist ein geringeres Gründungskapital ausreichend.

Tipp: Rückmietverkauf, auch als Sale-and-Lease-Back oder Sale-and-Rent-Back bekannt, ist eine Option auch gebrauchte Maschinen zu mieten statt zu kaufen. Diese Möglichkeit kann ein Existenzgründer auch erst später erwägen, falls es zu einem finanziellen Engpass kommen sollte.

Generell ist es sinnlos, schon bei der Existenzgründung teure Maschinen anzuschaffen, die voraussichtlich selten im Einsatz sind. Eine bessere Option ist Betriebe zu suchen, die entsprechende Arbeiten anbieten. Beispiel: Karosseriebauer geben Teile zum Lackieren außer Haus, statt sich eine eigene Lackieranlage anzuschaffen.

Arbeitskleidung

Diesen Posten übersehen viele Existenzgründer oder sie gehen davon aus, dass diese kaum von Bedeutung ist.

Sinn von Arbeitskleidung

Je nach Art des Handwerks ist Schutzkleidung von den Berufsgenossenschaften vorgeschrieben. Wer auf diese verzichtet, riskiert Ansprüche gegen Versicherungen, welche die Folgen von Unfällen oder Berufskrankheiten absichern, zu verlieren. Die Vorschriften betreffen neben Sicherheitsschuhen und Schnittschutzkleidung auch Helme, Visiere, Schutzbrillen und Gehörschutz.

Sofern es keine Vorgaben gibt, kann der Handwerker weitgehend selbst entscheiden, wie er sich bei der Arbeit kleidet. Trotzdem sollten sich weder die Mitarbeiter noch der Inhaber mit abgelegter Alltagskleidung begnügen.

Warum eine passende Kleidung unverzichtbar ist

Angenommen ein Kunde möchte seine Fenster streichen lassen und der Handwerker erscheint in einer alten Jeans mit fleckigem T-Shirt und dem „lustigen“ Aufdruck: „Halbvoll ist rausgeworfenes Geld“. Das Vertrauen in die Firma sinkt augenblicklich. Je nach Sensibilität der auszuführenden Arbeiten könnte es sogar zu einer Stornierung des Auftrags führen. Zumindest sind keine Folgeaufträge aus der Nachbarschaft zu erwarten, denn das äußere Erscheinungsbild lässt keinen seriösen Fachbetrieb vermuten.

Ein einheitliches Auftreten in guter berufsspezifischer Kleidung ist mit Abstand die beste Option Link zum Marketing. Jeder sieht sofort, welche Firma den Auftrag ausführt. Hinzukommt, dass ein solches Erscheinungsbild hohe Fachkompetenz vermuten lässt.

Kosten für die Ausstattung als Betriebsausgabe ansetzen

Hochwertige Berufskleidung ist teuer. Damit die Anschaffungs- und Pflegekosten als Betriebsausgaben gelten ist Einiges zu beachten:

– Es muss sich um eine typische Berufskleidung handeln. Der Beruf erfordert auch das Tragen dieser Kleidung. Der „Blaumann“, Schutzkleidung, Sicherheitsschuhe und der Schutzhelm müssen für die Ausübung des Berufs üblich und nötig sein. En weißer Kittel ist zwar Berufskleidung für einen Chemiker, ein Gartenfachbetrieb kann ihn aber nicht als Berufskleidung absetzen.
– Einen Ermessensspielraum haben die Finanzbehörden, wenn es sich um Kleidung handelt, die durch Aufdrucke für den privaten Gebrauch kaum nutzbar ist. Bei Latzhosen und Overalls sowie T-Shirts, welche Handwerker bei der Arbeit tragen, ist der Aufdruck oft ausschlaggebend, um die Textilien als Berufskleidung anzuerkennen.
– Meist ist das Finanzamt eher bereit die Kosten für solche Teile als Betriebsausgabe zu akzeptieren, wenn diese aus einem Fachgeschäft für Berufskleidung oder Betriebsausstattung stammen.

Pflege der Textilien

Auch die Reparatur und die Pflege der Berufskleidung verursachen Kosten. Je nach Material und Art der Verschmutzung ist unter Umständen eine Spezialreinigung erforderlich. Dies ist beispielsweise bei stark mit Ölen oder Schadstoffen behafteter Kleidung nötig oder wenn diese reflektiert beziehungsweise mit Brandschutzmitteln behandelt wurde.

Wichtig: Auf den Rechnungen für das Reinigen muss ein Vermerk stehen, aus dem hervorgeht, was genau gereinigt wurde. Nur so ist es möglich die Kosten der Berufskleidung zuzuordnen.
Normal verschmutzte Kleidung kann jeder selbst in der Wachmaschine zu Hause waschen. Er muss das Gewicht der Wäsche und die Anzahl der Waschladungen notieren und die Berufskleidung gesondert von der Haushaltswäsche behandeln.

Die Kosten je Waschgang darf der Handwerker nach repräsentativen Daten der Verbraucherverbänden oder Hersteller der Waschmaschinen ermitteln (Urteil FG Nürnberg vom 14.10.2014, Az. 7 K 1704/13 und OFD Magdeburg Verfügung vom 24.11.2003, Az. S 2354 – 16 – St 223).

Berufskleidung der Mitarbeiter

Arbeitgeber sind verpflichtet, alle Kleidungsstücke, die für eine Tätigkeit vorgeschrieben sind den Mitarbeiten kostenlos zur Verfügung zu stellen und diese auch auf eigene Kosten zu pflegen. Es sind Vereinbarung möglich, dass der Mitarbeiter die Kleidung gegen Entgelt selbst wäscht.

Vereinbarungen, die zum Tragen einer bestimmten Kleidung verpflichten, sind im Rahmen des Arbeitsvertrags möglich. Wenn es einen Betriebsrat gibt, kann dieser für alle Arbeitnehmer zustimmen. Der Betrieb muss die Kosten für die Kleidung und deren Pflege übernehmen.

Falls der Betrieb normale Arbeitskleidung stellt, kommt es auf den Grund der Überlassung an und wann der Arbeitnehmer diese trägt. Sofern die Textilien auch privat getragen werden, stellt das Überlassen einen lohnsteuerpflichtigen geldwerten Vorteil dar. Der Wert der Kleidung ist also bei der Berechnung der Lohnsteuer zu berücksichtigen.

Ob das Überlassen steuerpflichtig ist, hängt davon ab, in wessen Interesse das Tragen der Arbeitskleidung liegt. Wenn der Betrieb auf ein einheitliches Erscheinungsbild der Mitarbeiter Wert legt und die Kleidung entsprechend gestaltet ist, besteht keine Pflicht das Überlassen zu besteuern. Der Arbeitnehmer trägt die Kleidung für den Betrieb, nicht um seine Privatsachen zu schonen.

Tipp: Pflege, Erhalt und Ersatz der Berufskleidung ist aufwendig, ebenso das Erfassen der Kosten. Ein Textilmietservice ist daher eine gute Option. Es entfallen die Anschaffungskosten und mit dem Mietpreis sind alle Beträge, die in Zusammenhang mit der Berufskleidung stehen, enthalten.

Fahrzeuge

Die genaue Gestaltung des Fuhrparks hängen mit der Branche und den Leistungen, die der Betrieb bietet, zusammen. Ein Glasveredler beispielsweise, der sich auf das kunstvolle Gestalten von Trinkgläsern spezialisiert, kommt oft sogar ohne Fahrzeug aus. Wenn er dagegen Kunstverglasung anbietet, wird er meist einen kleinen Lkw und ein Pkw benötigen.

Größe des Fuhrparks abschätzen

Nahezu jeder Betrieb benötigt einen Pkw, um Kunden zu besuchen. Wer eher kurze Strecken fährt, braucht keinen luxuriösen schnellen Wagen. Sofern nur Kataloge oder Prospekte zum Kunden gebracht werden, reicht ein Kleinwagen oder ein Kompaktwagen.

Wenn auch Baumaterial, Werkzeuge und kleinere Maschinen zu transportieren sind, ist ein Pkw-Kombi sinnvoll, eventuell ein Modell, das fast das Ladevolumen eines Kleintransporters hat.
Handwerker, die sehr viel Werkzeug und auch größere Bauteile zum Kunden fahren müssen, benötigen zumindest einen Kleinlaster. Da eine Fahrt mit diesem Fahrzeug hohe Kosten verursacht, sollte ein weiteres Fahrzeug im Betrieb vorhanden sein, mit dem günstige Fahrten um Kunden möglich sind.

Leasing Sonderanzahlung

Generell gilt bei einer Gründung: Leasen ist vorteilhafter als Kaufen. Das Leasing schont als Finanzierungsinstrument die Liquidität und verbessert die Ratingnote. Viele Autohäuser bieten Sonderkonditionen für Handwerker an.

Außerdem: Bei einer Sonderanzahlung für geleaste Firmenwagen ist die Sonderzahlung bei der Einnahmen-Überschussrechnung in voller Höhe als Betriebsausgabe absetzbar, das senkt die Betriebseinnahmen des Gründungsjahres, dies wiederum senkt die Höhe der Steuerabgaben. Wichtig ist, dass der Firmenwagen auch hauptsächlich für das Geschäft genutzt wird, denn sonst droht eine rückwirkende Kürzung des Betriebsausgabenabzugs.

Hinweis: Die Sonderzahlung, auch Leasingsonderzahlung genannt, ist eine Einmalzahlung an den Leasinggeber bei Abschluss des Leasingvertrages. Die Höhe kann je nach Modell und Automarke variieren, aber in der Regel ist diese frei wählbar durch den Leasingnehmer. Durch die Anzahlung kann die Höhe der monatlichen Leasingraten direkt beeinflusst werden.
Anzahlungen im Rahmen von 1.000 bis 5.000 Euro sind hier üblich.

Fahrzeuge präsentieren die Firma nach außen

Zu Beginn reicht in vielen Branchen der vorhandene Pkw. Er sollte allerdings nicht zu alt oder zu schäbig sein. Gleiches gilt auch für den Kauf eines gebrauchten Fahrzeugs. Das Auto ist ein Aushängeschild, welches jeder sieht.

Tipps zum Fahrzeug:

Wenn das Auto nicht herzeigbar ist, sollte es auf keinen Fall mit einer Werbung versehen werden. Es muss nicht jeder erkennen, zu welcher Firma der Wagen gehört. Ein schickes Auto der perfekte Werbeträger. An diesem ist eine entsprechende Beschriftung sinnvoll.

Finanzierung des Fuhrparks

Für den Kauf eines Autos sind in der Regel günstige Kredite der Autohäuser erhältlich. Bei einem überwiegend geschäftlich genutzten Fahrzeug ist Leasing die bessere Option, eventuell ein Vollleasing, bei dem auch alle Wartungskosten enthalten sind.

Betriebe, die ein Fahrzeug kaufen, können die Anschaffungskosten steuerlich abschreiben und die Zinsen von der Steuer absetzen. Dieses erhöhen aber den Gewerbeertrag, der bei der Gewerbesteuer (Link Firmenalltag) anzusetzen ist.
Die Leasingraten dagegen sind im vollen Umfang Betriebsausgaben. Hinzukommt, dass meist niedrige Leasingraten möglich sind, wenn der Betrieb eine geringe Kilometerleistung und einen hohen Rückkaufwert vereinbart. Dies bedeutet zwar eine hohe Nachzahlung am Ende der Laufzeit. Aber besonders für Existenzgründer ist eine geringe finanzielle Belastung in der Anfangszeit wichtig.

Wenn beim Ablauf des Vertrages kein Geld für die Nachzahlung vorhanden ist, kann der Betrieb in der Regel ein weiteres Leasing anschließen.

Büro / EDV

Ein Büroraum ist meist überflüssig, aber ein Bürobetrieb und ein Arbeitsplatz mit EDV-Anlage ist für jeden Existenzgründer notwendig.

An den Räumlichkeiten sparen

Für einen Handwerker reichen ein Schreibtisch, ein Aktenschrank, um Unterlagen sicher aufzubewahren und ein einfacher Computer. Diese Ausstattung kann er in einer Ecke der Werkstatt oder in der privaten Wohnung unterbringen. Wer allerdings einen Raum für Besprechungen mit Kunden benötigt, sollte sich zumindest einen kleinen Büroraum gönnen.

Handwerker die in der Privatwohnung einen separaten Raum als Büro einrichtet, können die darauf entfallenden laufenden Kosten bis zu einer Höhe von 1.250,00 € pro Jahr beim Finanzamt geltend machen.

Notwendige Ausstattung des Handwerkerbüros

Ein räumlich existierendes Büro ist in der heutigen Zeit weniger von Bedeutung. Eine effiziente technische Ausstattung dagegen schon. Sie muss auf die Betreuung der Kunden ausgelegt sein und die wichtigsten betrieblichen Abläufe automatisieren.

Eine Telefonanlage mit Anrufbeantworter und ein Computer sind unverzichtbar. Der PC muss keine superschnellen Rechenzeiten bringen und benötigt weder eine Soundanlage noch eine ausgezeichnete Grafikkarte. Eine große Speicherkapazität und ein gängiges Betriebssystem reichen aus.

Hochwertige Software braucht jeder Existenzgründer

Handwerker sollten so wenig Zeit wie möglich im Büro verbringen, denn nur Zeiten beim Kunden oder in der Werkstatt bringen Einnahmen. Um trotzdem alle anfallen Arbeiten zu erledigen, ist eine gute Software notwendig. Diese sollte bei der Kalkulation helfen. Außerdem ist für Existenzgründer wichtig, dass der Computer ohne große Hilfe durch den Bediener Rechnungen erstellt und auch das Mahnwesen übernimmt.

Eine umfangreiche betriebswirtschaftliche Auswertung ist nur wichtig, wenn der Betriebsinhaber über genügend wirtschaftliches Grundwissen verfügt. Wer beispielsweise mit Begriffen wie Liquidität Cash Ratio, Current Ratio, Eigenkapitalrentabilität und Umsatzrentabilität sowie Return on Investment nichts anfangen kann, braucht kein Programm, das diese Kennzahlen liefert.

Für einen kleinen Ein-Mann-Betrieb reicht meist ein simples Buchhaltungs- und Kalkulationsprogramm. Welche Programme im Einzelnen geeignet sind, hängt von der Branche und der Größe des Betriebs ab. Die Handwerkskammer und Steuerberater helfen bei der Auswahl.

Werkstatt

Ein Handwerksbetrieb benötigt nicht zwingend eine Werkstatt. Betriebe, die ausschließlich Leistungen vor Ort beim Kunden erbringen, benötigen oft weder Werkstatt noch Lager. Dies gilt üblicherweise für Fliesenleger, Maler oder Elektriker, die nur Montagen offerieren – um einige Beispiele zu nennen.

Raumbedarf ermitteln

Existenzgründer, die sich sicher sind eine Werkstatt zu benötigen, sollten die Größe genau ermitteln. Ein zu großer Raum führt zu überhöhten Kosten, in einer zu kleinen Werkstatt kann niemand ordentlich arbeiten. Ein systematisches Vorgehen hilft die passende Werkstatt zu finden:

  • Abmessungen des benötigen Maschinenparks ermitteln.
  • Anzahl der erforderlichen Arbeitsplätze überschlagen (wie viele Mitarbeiter sind mittelfristig geplant?)
  • Ausreichend Bewegungsraum berücksichtigen.
  • Eine sinnvolle, den Arbeitsabläufen entsprechende, Anordnung der Maschinen erstellen.
  • Auf ausreichende Zwischenlagen achten.

Auf diese Art lässt sich ein Grundriss erstellen, den die Werkstatt aufweisen muss. Dies ist wichtig, denn der Raumbedarf in Quadratmetern reicht nicht aus. 10 auf 10 Meter ergeben genauso 100 Quadratmeter wie 2 auf 50 Meter.

Mieten oder kaufen?

Als Nächstes muss der Firmengründer entscheiden, ob er eine Immobilie kaufen oder mieten möchte. Wenn sicher ist, dass der Raumbedarf langfristig ausreicht und sofern eine Finanzierung möglich ist, bietet sich der Kauf an. Ansonsten ist Mieten die einzige Option.

Der Bau einer Werkstatt ist wenig ratsam. Meist gibt es in den Gewerbegebieten günstige Hallen zu kaufen der zu mieten. Deren Preise liegen häufig weit unter den Gestehungskosten. Außerdem sind fertige Räume sofort nutzbar und der Start in die Selbstständigkeit beginnt nicht mit einer unproduktiven Bauzeit.

Tipp: Gemeinden in denen Kasernen, militärische Übungsgelände oder eine große Firma aufgelöst wurde bieten in der Rege sehr günstige Gewerberäume an.

Technische Ausstattung des Werkstattraums

Natürlich muss jeder Betrieb für die nötigen Strom-, Wasser- und Gasanschlüsse in den Räumen sorgen. Im Vorfeld ist zu klären, ob dies in dem anvisierte Raum möglich und mit welchen Kosten hierfür zu rechnen ist.

Gas steht nicht in jedem Industriegebiet zur Verfügung. Strom und Wasser, auch Drehstrom, können die Versorger fast immer liefern. Die besten Voraussetzungen, dass in einem Raum schnell und recht günstig eine Werkstatt einzurichten ist, bieten Gebäude, in denen die entsprechenden Leitungen und Zähler bereits vorhanden sind.

Auch das Baumaterial des Gebäudes und der Bodenbelag sind eine Überlegung wert. Ist der Brandschutz ausreichend? Wie sieht es mit dem Gewässerschutz aus?

Generell sollten Existenzgründer sich vor einer endgültigen Entscheidung beim Gewerbeamt erkundigen, ob dieses das gewünschte Gewerbe in den geplanten Räumen genehmigt. Je nach Branche kommt nicht jede Bauweise infrage. Ein Tischlereibetrieb beispielsweise kann sich in einem Holzhaus ansiedeln mit Böden aus Dielen. Für eine Autowerkstatt sollte die Halle aus Stein oder Stahl bestehen und der Boden darf kein Öl durchlassen.

Lager

Für das Lager gelten ähnliche Regeln wir für die Werkstatt. Nicht jeder Betrieb braucht ein Lager. Ein Fliesenleger kann beispielsweise das Baumaterial Just-in-time zu dem Termin ordern, an dem er es beim Kunden braucht. Vielleicht ist es aber sinnvoller Grundmaterial in großen Mengen günstiger zu kaufen und zu lagern.

Größe und Ausstattung des Lagers

Die Größe und die Ausstattung des Lagers können voneinander abhängen. Ein kleines Lager mit Roll- oder Schieberegalen nimmt oft mehr Volumen auf als ein großes Lager mit üblichen Ablagen. Auch müssen die Aufbewahrungssysteme zu den gelagerten Produkten passen. Oft sind Spezialregale wie Kabeltrommelregale, Langgutregale für Profile oder Rohre beziehungsweise Blechauszugsregal für große Bleche nötig. Je nach Gewicht des Lagerguts, kann auch ein Kran oder ein Hoch-Hubwagen erforderlich ein.

Tipp: Eine gute Grundausstattung ist wichtig, daher sollten sich Existenzgründer von der Handwerkskammer und einem Fachbetrieb für Lagerausrüstung beraten lassen. Hier gilt, wer günstig kauft, muss oft doppelt kaufen. Daher ist es sinnvoll in gute Qualität zu investieren.

Anforderungen an den Lagerraum

Welche Bedingungen der Raum erfüllen muss hängt davon ab, was eingelagert wird. Baustoffe wie Steine und Dachziegel verkraften einen Aufenthalt im Freien. Fliesen beispielsweise brauchen meist Frostschutz und Mörtel darf nicht nass werden.

Andere Materialien benötigen eventuell Schutz vor Sonnenlicht, Schadinsekten oder zu hoher Luftfeuchtigkeit. Dies alles ist bereits bei der Wahl des Lagerraums zu berücksichtigen.
Um die Eignung eines Raumes als Lager abzuschätzen, sind Kenntnisse über die Auswirkung der Bauweise hilfreich:

  • Ein unversiegelter Boden lässt Feuchtigkeit und Ungeziefer in den Raum.
  • Ein Holzschuppen kann niemand gegen Ratten und Mäuse abdichten.
  • Eine ungedämmte Halle aus Stahlblech unterliegt großen Temperaturschwankungen und neigt zu Kondenswasserbildung an den Wänden.

Auch die Entfernung zwischen Büro, Werkstatt und Lager ist zu beachten. Im Idealfall ist alles dicht zusammen, vielleicht sogar in einem Gebäude. Es kann aber auch sinnvoll sein die Räume getrennt zu halten. Ein Holzlager beispielsweise kann nahe beim Sägewerk liegen, statt bei der Werkstatt. Dies kann sich als günstig erweisen, wenn das Holz meist direkt zum Kunden gebracht wird und nur selten in die Werkstatt.

Nur wenn der Existenzgründer sich über alle Aspekte Gedanken macht, kann er ein geeignetes Lager finden.


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