Wichtig ist, sich beim Erstellen eines Angebotes nicht an der Konkurrenz zu orientieren. Es lohnt nicht, die Preise der Konkurrenz zu erforschen, anstatt eine realistische Kalkulation der Kosten zu erstellen. Um einen Auftrag zu bekommen, ist es nicht sinnvoll, die Mitbewerber einfach zu unterbieten. Auf lange Sicht wirkt sich das negativ auf die finanzielle Lage des Betriebes aus.

Kalkulation als Grundlage für das Angebot

Grundsätzlich gilt, dass die eigene Kostenstruktur Basis für das Angebot sein muss. Aus diesem Grund ist es völlig bedeutungslos, welche Angebote Mitbewerber abgeben. Es nützt keinem Betrieb etwas, wenn ein Auftrag mehr Kosten verursacht als er an Einnahmen einbringt.

Ein Auftrag darf nie weniger einbringen als er an variablen Kosten verursacht. Langfristig muss er auch die festen Kosten des Betriebs decken. Daraus ergibt sich ein Spielraum für die Angebotspreise.

Variable Kosten sind die Beträge, die nur dann zu zahlen sind, wenn ein Auftrag erfüllt wird.
Beispiel: Zählermieten sind Fixkosten, denn sie fallen immer an, egal ob eine Maschine läuft oder nicht. Angenommen ein Auftrag erfordert 100 Betriebsstunden zu je 1.000 kW.
In die Kalkulation muss der Preis für 100.000 kW Stunden einfließen. Die Zählermiete wird üblicherweise auf Tage umgerechnet und anteilig zugeschlagen.

Wenn für den Auftrag 10 Tage benötigt werden, bedeutet dies, dass 10/30 der Miete darauf entfallen.

Ermittlung von Stundenverrechnungssätzen

Da es sehr aufwendig ist, jeden Auftrag gesondert zu kalkulieren ist es üblich, Stundensätze zu kalkulieren. Dies erfolgt sinnvollerweise nach einem festen Schema:

  1. Ermittlung der wahrscheinlichen produktiven Arbeitsstunden
  2. Berechnung der fixen Kosten
  3. Variable Kosten, Risiko und Gewinnzuschlag

Produktive Arbeitsstunden ermitteln

Die produktiven Arbeitsstunden ergeben sich aus der Anzahl der Arbeitstage, multipliziert mit der täglichen Arbeitszeit. Von 365 Kalendertagen entfallen 104 auf Samstage und Sonntage und 9 auf Feiertage. Ferner sind etwa 30 Urlaubstage und 8 Krankheitstage zu berücksichtigen. Damit verbleiben nur maximal 240 Tage für die produktive Arbeit. Schulungsmaßnahmen verkürzen diese Zeit zusätzlich. Außerdem sollten pro Tag etwa sechs bis acht Prozent für unproduktive Anwesenheit berücksichtigt werden.

Beispiel für die Berechnung der produktiven Arbeitsstunden bei einem Acht-Stunden-Tag:

(240 Arbeitstage – 240 x 6 : 100 Tage unproduktive Anwesenheit) x 8 Stunden/Tag = 1.804 Stunden produktive Arbeit pro Mitarbeiter.

Bei zwei Mitarbeitern ist also mit 5.412 Stunden zu kalkulieren. In dieser Zeit muss der Betrieb alle Kosten erwirtschaften, die anfallen.

Feste Kosten zusammenstellen

Neben den Lohnosten inklusive Lohnnebenkosten, sind alle Gemeinkosten zu berücksichtigen. Dazu zählen unter anderem Miete, Büromaterial, Telekommunikation, Kfz-Steuer, Versicherungen, Werbung, und Zinsen sowie Tilgung eines betrieblichen Darlehens. Die Tilgung ist genaugenommen kein Kostenfaktor, aber sie muss auch erwirtschaftet werden.

Angenommen diese Posten betragen zusammen 150.000 Euro, dann muss dieser Betrag in 5.412 Stunden erwirtschaftet werden. Jede Arbeitsstunde muss als etwa 28 Euro einbringen, um die Fixkosten zu decken.

Restliche Faktoren berücksichtigen

Ein Neugründer kann noch nicht auf Erfahrungswerte zurückgreifen. Die Handwerkskammer hilft in der Regel, die zu erwartenden Kosten für Kraftstoff, Wasser und Energie zu ermitteln.

Angenommen diese betragen 80.000 Euro. Das heißt auf jede produktive Stunde entfallen 15 Euro für die variablen Kosten. Dann arbeitet der Betrieb kostendeckend, wenn er vollausgelastet ist und einen Stundensatz ansetzt, der sowohl die fixen als auch die variablen Kosten deckt.

Wenn damit zu rechnen ist, dass zu wenig Aufträge hereinkommen, kann kurzfristig auch ein niedrigerer Satz verwendet werden. Er darf aber nie unter die variablen Kosten fallen.
Da die Kalkulation aus Annahmen die Zukunft betreffen beruht, ist ein Risikozuschlag von 10 bis 20 Prozent sinnvoll sowie ein weiterer Zuschlag von sieben bis zehn Prozent für den Gewinn.

Wichtig: Bei größeren Aufträgen immer die Kosten ermitteln, die verursacht werden und überprüfen, ob mindestens diese abgedeckt sind.

Form des Angebots

Das Angebot soll für den Kunden nachvollziehbar sein und weitgehend den Regeln für eine Rechnung folgen. Das heißt, der Betrieb stellt die Kosten für das Material zusammen, nennt die zu erwartende Arbeitszeit und den kalkulierten Stundenverrechnungssatz. Kleinteile die Schrauben und Nägel weisen die Betriebe üblicherweise pauschal aus.
Es ist ratsam die Fahrtkosten gesondert zu ermitteln und diese nach Kilometern abzurechnen. Die Fahrzeiten von wenigen Stunden können zu den üblichen Stundensätzen berechnet werden. Auf der sicheren Seite sind Betriebe, die Fahrzeiten mit 90 Prozent der Stundenverrechnungssätze kalkulieren.

Beispiel eines Angebots:

Auftraggeber:………………….
Projekt:[Leistungsbeschreibung]
Materialkosten:………………….
Kleinteile:………………….
Summe Material:………………….
Arbeitszeit x Stundenverrechnungssatz:………………….
Fahrzeugkosten .. km je … :………………….
Fahrzeit x Stundenverrechnungssatz:………………….
Summe Arbeit und Anfahrt:………………….
Summe Material:………………….
Summe netto:………………….
Mehrwertsteuer (sofern keine Kleinuntermehrregelung gilt):………………….
Summe Brutto:………………….

Hinweis: Die Leistungsbeschreibung umfasst alle Materialien und Tätigkeiten die der Handwerker zum genannten Preis verwendet beziehungsweise verrichtet. Der Betrieb muss alle darin aufgeführten Arbeiten erledigen. Sofern er auch andere Arbeiten im Einvernehmen mit dem Kunden ausführt, darf er diese gesondert berechnen.

Verbindlichkeit von Angeboten

Der Betrieb reagiert auf Kundenanfragen, indem er ein Angebot macht. Er legt damit fest, zu welchen Bedingungen er bereit ist, einen Auftrag zu erledigen. Der Gesetzgeber schreibt keine Form vor. Eine mündliche Aussage („das kostet 100 Euro“) ist genauso ein Angebot, wie eine detaillierte schriftliche Ausführung.

Sinnvollerweise enthält das Angebot folgende Angaben:

  • Genaue Leistungsbeschreibung
  • Preise für Material, Handwerkerleistung und Fahrten
  • Lieferzeit beziehungsweise Termin der Fertigstellung
  • Liefer- und Zahlungsbedingungen
  • Erfüllungsort
  • Gerichtsstand
  • Eigentumsvorbehalt
  • Regelungen für den Fall von Verzögerungen und mangelhafter Leistung
  • Angebotsfrist

Das Angebot wird zu einem Leistungsvertrag, wenn der Kunde es annimmt.

Nützliche Tipps zum Schreiben von Angeboten

Laut Paragraf § 145 BGB ist ein Angebot verbindlich und wird durch Annahmeerklärung des Kunden zu einem Vertrag. Da ein Handwerker meist deutlich mehr Angebote abgibt, als er Aufträge erfüllen kann, ist es wichtig, dass er sich ein Rücktrittsrecht vorbehält.
Auch kann es geschehen, dass sich Materialpreise kurzfristig ändern. Daher sind Formulierungen wie „Ausführung bleibt vorbehalten“ und „Preis vorbehalten“ für den Betrieb überlebenswichtig.

Selbstverständlich darf kein Betrieb die Angebotsfrist vergessen. Ohne diese kann ein Kunde nach Monaten zusagen, wenn sich die Kalkulationsgrundlage schon lange geändert hat.

Kundenkommunikation

Ob in schriftlicher oder mündlicher Kommunikation und auch in Kurznachrichten: seien Sie immer höflich, professionell und antworten Sie möglichst schnell. Geben Sie Ihren Kunden das Gefühl, ihre Anliegen ernst zu nehmen. Die Kommunikation ist einer der wichtigsten Faktoren bei der Auftragsvergabe, Beurteilung von Leistungen, für Folgeaufträge und mögliche Weiterempfehlungen. Schaffen Sie sich einen guten Ruf!

Egal ob nach dem Absenden eines Angebotes, bei Reaktionen auf Ausschreibungen oder Werbung : ein Betrieb, der für seine Kunden nicht telefonisch erreichbar ist, hat es schwer. Nur wenige Interessenten schreiben ein Mail, sie wollen mit einem Menschen sprechen, besonders wenn sie konkrete Fragen haben. Der Kontakt zu den Kunden geht bei Existenzgründern leider oft verloren. Wer täglich auf einer Baustelle oder bei einer Montage ist, kann nicht im Büro anwesend sein.

Um für Kunden erreichbar zu sein bieten sich verschiedene Lösungen an:

  • Umleitung der im Büro eingehenden Anrufe auf das Handy: Dies hat den Nachteil, dass vor Ort beim Kunden oder während einer Autofahrt selten ein gutes Gespräch zu führen ist. Auch stören Anrufe bei der Arbeit.
  • Anrufbeantworter und feste Bürozeiten. Der Anrufer erfährt, bei einem Anruf wann der Inhaber erreichbar ist und kann eine Nachricht hinterlassen.Bei dieser Lösung hängt alles von der Qualität des Textes ab, denn viele Interessenten legen sofort auf, wenn sie merken, dass ein Automat den Anruf entgegennimmt. Daher ist es wichtig zu beobachten, wie sich die Anzahl der eingehenden Anrufe von der Menge der Nachrichten unterscheidet. Tipp: Die Ansage mit einer sehr freundlichen Begrüßung beginnen, die nicht sofort auf einen Anrufbeantworter schließen lässt (Beispiel: Hallo, ich freue mich über Ihren Anruf. ….)
  • Einen Büroservice beauftragen, der als virtuelle Sekretariat fungiert. Ein Mitarbeiter teilt mit, dass alle Ansprechpartner unterwegs sind und nimmt alle relevanten Daten auf um einen Rückruf zu erleichtern.

Generell sollte sich niemand scheuen, aktiv mit Kunden und Interessenten in Kontakt zu treten. Ein kurzer Anruf, ob das Angebot zusagt oder noch Fragen offen sind, zeigt dem Kunden, dass der Betrieb echtes Interesse an ihm hat. Des Weiteren hat es sich bewährt, den Kontakt nach einem abgeschlossenem Auftrag aufrechtzuerhalten. Eine Karte zu Weihnachten oder eine Nachfrage, ob der Kunde zufrieden ist, erinnert an den Betrieb. Dies führt nicht selten zu Folgeaufträgen aus dem Bekanntenkreis des Kunden.


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